Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 14 octobre 2026
1. Responsable du traitement
La présente Politique de confidentialité décrit comment Solutions Admin, Route des Acacias 48, 1227 Carouge (GE), Suisse — nom commercial de KNL Solutions – Diaz Garcia, entreprise individuelle inscrite au registre du commerce du canton de Genève (CHE-421.089.947), dont la titulaire est Edwige Diaz Garcia —, collecte, utilise et protège les données personnelles traitées dans le cadre de ses prestations et de la consultation du site solutionsadmin.com.
Solutions Admin s’adresse exclusivement à une clientèle professionnelle (indépendants, professions libérales et PME) établie en Suisse. Solutions Admin agit en qualité de responsable du traitement au sens de la Loi fédérale sur la protection des données (LPD) et, pour les Clients établis dans l’Union européenne, du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Contact : contact@solutionsadmin.com.
2. Données traitées
- Données d’identification et de contact (nom, adresse, e-mail, téléphone)
- Courrier reçu et envoyé pour le compte du Client
- Documents comptables et de facturation
- Contrats et documents légaux ou administratifs
- Toute autre pièce transmise par le Client dans le cadre de la mission
- Pour les missions de secrétariat médical : données relatives à la santé des patients du Client (données sensibles au sens de la LPD), traitées dans le respect du secret professionnel et médical, sur instruction du Client
Lorsque le Client est une personne morale, les données concernent également ses personnes de contact (gérant, comptable, collaborateurs), personnes physiques protégées par la LPD et le RGPD.
3. Finalités du traitement
- L’exécution des prestations administratives convenues avec le Client
- La gestion de la facturation et de la relation commerciale
- Le respect des obligations légales et comptables de Solutions Admin
Aucune donnée n’est utilisée à des fins de prospection commerciale non liée à la prestation, ni cédée à des tiers à des fins publicitaires.
4. Base légale
Le traitement repose sur l’exécution du contrat de prestations conclu avec le Client et, le cas échéant, sur le respect d’obligations légales, comptables et fiscales.
5. Sous-traitants et destinataires
Solutions Admin fait appel aux prestataires techniques suivants, qui peuvent avoir accès à des données dans le cadre strict de la fourniture du service :
| Sous-traitant | Rôle | Hébergement |
|---|---|---|
| Infomaniak Network SA | Stockage et partage sécurisé des documents (kDrive) | Suisse |
| Splashtop | Prise en main à distance sécurisée du poste du Client, avec son autorisation, pour l’exécution des prestations | Selon configuration du prestataire |
| Aut O’Mattic A8C Ireland Ltd. (WordPress.com, groupe Automattic) | Hébergement du site internet et du formulaire de contact | Union européenne |
| Infomaniak Network SA (AI Services) | Assistance par intelligence artificielle pour la lecture, le tri et la répartition du courrier et des documents | Suisse (Genève) |
Ces prestataires n’ont pas accès aux documents en dehors du cadre technique nécessaire à leur service, et sont soumis à leurs propres engagements de confidentialité. Solutions Admin informe le Client de tout changement de sous-traitant technique. Hormis ces sous-traitants, aucune donnée n’est transmise à des tiers sans le consentement du Client, sauf obligation légale.
6. Transferts de données
Les documents des Clients sont hébergés en Suisse (Infomaniak, kDrive), pays reconnu par la Commission européenne comme offrant un niveau de protection adéquat au sens du RGPD. Le site internet et son formulaire de contact sont hébergés par WordPress.com dans l’Union européenne, dont le niveau de protection est reconnu comme adéquat par la Suisse. Le groupe Automattic pouvant être amené à traiter certaines données aux États-Unis, ces éventuels transferts sont encadrés par les garanties prévues par ce prestataire (Swiss-U.S. Data Privacy Framework et clauses contractuelles types). L’assistance par intelligence artificielle est fournie par Infomaniak AI Services, dont les modèles sont exécutés dans ses centres de données en Suisse (Genève) : les courriers et documents analysés ne quittent pas la Suisse, ne sont pas conservés après le traitement et ne sont pas utilisés pour entraîner les modèles. Aucun autre transfert n’est effectué sans information préalable du Client.
Contrôle humain. L’intelligence artificielle est utilisée uniquement comme outil d’aide au tri et à la préparation. Aucune décision n’est prise de manière automatisée : chaque traitement est vérifié et validé par Solutions Admin. Les documents à caractère médical ne sont jamais transmis à l’intelligence artificielle. Le Client peut demander par écrit que ses documents ne soient pas traités au moyen de l’intelligence artificielle.
7. Durée de conservation
Les documents et courriers déposés dans l’espace client y restent disponibles pendant 12 mois. À la fin de chaque année civile, Solutions Admin informe le Client afin qu’il puisse télécharger et archiver ses documents ; passé ce délai, ou à la fin du contrat, les documents peuvent être supprimés. Les documents relevant des obligations légales propres à Solutions Admin (facturation, comptabilité) sont conservés pendant les durées légales applicables. Le Client demeure seul responsable de la conservation de ses propres documents (notamment 10 ans pour les pièces comptables, art. 958f CO). L’espace client est un outil de travail et de transmission, non une solution d’archivage à valeur probante.
8. Sécurité des données
- Un espace de stockage distinct et cloisonné par Client, sans accès croisé entre dossiers
- Des droits d’accès différenciés
- Un accès à distance au poste du Client au moyen d’un logiciel sécurisé (Splashtop), soit initié et validé par le Client à chaque session, soit — avec son autorisation écrite — en mode « sans surveillance » limité aux tâches convenues, journalisé et révocable à tout moment
- Des comptes utilisateurs nominatifs sur les outils du Client, jamais de partage d’identifiants personnels
9. Droits du Client
- Droit d’accès et de rectification
- Droit à l’effacement
- Droit à la limitation du traitement
- Droit à la portabilité des données
- Droit d’opposition
Ces droits peuvent être exercés en écrivant à contact@solutionsadmin.com. Une réponse est apportée dans un délai maximum d’un mois. En cas de litige non résolu, le Client peut saisir : en Suisse, le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT — http://www.edoeb.admin.ch) ; dans l’UE, l’autorité de contrôle compétente, notamment la CNIL en France (www.cnil.fr).
10. Cookies
Le site solutionsadmin.com utilise uniquement des cookies techniques nécessaires à son fonctionnement. Aucun cookie de mesure d’audience ou de publicité n’est déposé sans le consentement préalable du visiteur.
11. Modifications
Cette Politique de confidentialité peut être mise à jour. La version en vigueur est celle publiée sur le site solutionsadmin.com, avec indication de la date de dernière mise à jour.